1. CLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS EN FUNCION DE LAS
RESPONSABILIDADES
¿Qué es una
auditoría de la calidad? ¿Qué es una auditoría interna? ¿Cuáles son sus
objetivos? ¿Qué beneficios obtenemos?... En este artículo, puede obtenerse una
visión general y nociones básicas sobre el tema.
Las auditorías
de calidad tienen un gran protagonismo motivado por el impulso que la
certificación ha adquirido en los últimos años. Ello ha conducido a que desde
la Organización Internacional de Normalización (ISO) se desarrollen normas
sobre la metodología de las auditorías de la calidad como la norma ISO 19011-
Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o
ambiental., además de la exigencia de realizar auditorías internas del sistema
de gestión de la calidad, establecida en ISO 9001-Sistemas de gestión de la calidad.
La norma de
vocabulario ISO 9000, define la auditoría de la calidad como "proceso
sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditoría (registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información) y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría (conjunto de políticas, procedimientos o
requisitos utilizados como referencia)". Se trata de un examen
metódico que se realiza para determinar si las actividades y resultados
relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y
que realmente se llevan a cabo,
además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
Una de las
clasificaciones más comunes que suele hacerse de las auditorías, es la que
diferencia entre interna y externa:
2.
AUDITORÍA INTERNA O DE PRIMERA PARTE:
Se realiza por
miembros de la propia organización o por otras personas que actúan de parte de
ésta, para fines internos. Proporcionan información para la dirección y para
las acciones correctivas, preventivas o de mejora. Una Auditoría de primera
parte es aquella que se realiza por, o en nombre de la propia organización, y
para fines internos. Se la denomina también auditoría interna, y puede
efectuarse mediante los propios auditores de una organización o a través de un
servicio tercerizado de auditoría, que permite disminuir los costos ya que no
se debe invertir recursos en la formación de los propios auditores, y provee
además una visión independiente de la situación del sistema de gestión en la
empresa.
Vamos a aportar
porque la auditoría interna no sea sólo un requerimiento más a cumplir para la
certificación y garantizar pasar la auditoría externa, sino una verdadera
herramienta de mejora continua. Es muy importante en primer lugar diferenciar
la auditoría interna de la externa. Muchas son las empresas que se convierten
en “certificadoras” de sus propias empresas y norma en mano tratan de emular a
los auditores externos o simplemente contratar por un día o unas horas a un
auditor externo que le hace a su vez de interno.
Es importante valorar y comprender el valor de la
auditoría interna para mejorar los resultados de la empresa. El objetivo
principal debe de ser el encontrar oportunidades de mejora a partir de la unión
de los conocimientos de la norma por parte del auditor interno y los
conocimientos del proceso correspondiente por parte del auditado.
2.1 Los principales objetivos de
la auditoría interna son:
§ Verificar que la empresa realiza sus actividades conforme a
la norma ISO 9001 (en este caso)
§ Verificar que además es conforme con los procesos,
procedimientos e instructivos implementados.
§ Verificar la eficacia y eficiencia de los procesos.
§ Identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora del
sistema.
Normalmente
las empresas se centran en los dos primeros objetivos, no obstante, cuanto más
maduro es el sistema de gestión en una organización las auditorías se enfocan
más a los dos últimos objetivos.
El que la
auditoría interna no sea un mero trámite, sino un proceso eficaz para la
empresa conlleva muchas ventajas. Estas son algunas de las más relevantes:
§ Reducción de costos (tiempo
– dinero). Al enfocarnos en mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos,
las áreas de mejora siempre conllevan un ahorro de recursos.
§ Aumento de la satisfacción del cliente, quienes se ven directamente beneficiados de las mejoras
implementadas.
§ Mejora el compromiso de las personas con el
sistema de gestión.
§ Mejora el conocimiento de la organización por parte de los trabajadores.
§ Las empresas que toman el proceso de auditoría interna como
un proceso de mejora están tomando en serio su sistema de gestión de la
calidad.
Eso tiene repercusiones directas con la mejora de
los resultados de la empresa en todos sus grupos de interés:
accionistas.
Cualquier
organización necesita realizar auditorías internas:
·
Para
verificar que el sistema de la calidad está implantado y cumple continuamente
con los requisitos especificados.
·
Para
establecer la eficacia y la eficiencia del sistema en la consecución de los
objetivos de la calidad establecidos.
·
Para
dar confianza a los clientes de la organización de que la misma dispone de una
herramienta de autoevaluación que asegura la consecución de las características
de la calidad de sus procesos, productos/servicios.
·
Para
facilitar la inscripción en un registro del sistema de la calidad de la
organización con referencia a una norma internacional.
·
Para
dar cumplimiento a lo señalado por los requisitos de las normas internacionales
de carácter contractual en sus relaciones con los clientes.
Por lo que se
refiere a las auditorías internas, es decir, las que se realizan de acuerdo con
los procedimientos de la empresa, bien por personal debidamente cualificado, o
bien por una entidad externa, la norma UNE EN-ISO 9001-Sistemas de gestión de
la calidad, establece que la organización debe llevarlas a cabo a intervalos
planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad, por un lado,
es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma
y con los requisitos del sistema establecidos por la organización; y por otro
lado, si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. De esta forma, la
empresa que implanta un sistema de calidad ISO 9000 está obligada a realizar
auditorías internas de la calidad.
Las auditorías
internas del sistema han de ser efectuadas de manera continua, sistemática,
planificada y programada; y se realizan por auditores internos debidamente
capacitados que han de reunir como principio básico el de su independencia. El
motivo para que los auditores no deban auditar su propio trabajo, se debe a que
las personas que están realizando constantemente una tarea, la conocen tan bien
que pueden pasar por alto cosas en las que nunca han pensado y que un tercero
puede detectar mejor y, por otra parte, su implicación puede impedirles una
ponderación objetiva.
Recordando que
una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoría, además de las de
primera parte, se tienen:
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