AUDITORÍA EXTERNA O DE TERCERA PARTE

4        AUDITORÍA EXTERNA O DE TERCERA PARTE:

Se realiza por organizaciones competentes de certificación para obtener la certificación del sistema de gestión de calidad. Proporcionan confianza a los clientes potenciales de la organización. Auditorías a organizaciones realizadas por un organismo de certificación independiente o una organización de tercera parte similar. Tales entidades proporcionan la certificación o el registro de conformidad con requisitos como los de las Normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, OHSAS 18000, etc. Las entidades encargadas del cumplimiento de las o los certificadores son quienes realizan las Auditorías de Tercera Parte. Los inspectores del gobierno pueden inspeccionar sus operaciones para examinar si está cumpliendo con las normas establecidas. Esto es muy común en industrias reguladas en los Estados Unidos, como las estaciones de energía nuclear y las manufactureras de de dispositivos médicos. A través de estas auditorías gubernamentales, el público consumidor tiene la confianza de que se cumplen las normas y de que los productos cumplen los aspectos mínimos de seguridad. Las auditorías de registro son realizadas como una condición para pertenecer a un grupo o para aprobar su registro. Existen agencias no gubernamentales que acreditan que los hospitales y universidades cumplen con ciertas normas industriales. Quizá las organizaciones de comercio podrían desear promover la seguridad y calidad de sus productos industriales o servicios a través de un programa de auditoría y de un sello de aprobación. Otros países utilizan a menudo el término certificación en lugar del de  registro. Los negocios al nivel mundial están registrando sus instalaciones bajo la NORMA ISO 9001 para lograr con ello una ventaja de mercadotecnia. Cuando el registro se realiza de manera apropiada, éste promueve mejores prácticas empresariales y mejora la eficiencia.

En una auditoría se detectan "no conformidades", es decir discrepancias entre lo que exige la Norma de referencia y se define en el manual de Calidad y documentos anexos, o entre éstos y la forma de operar en la realidad. Como toda herramienta, tenemos que hacer un buen uso de la auditoría. No la debemos utilizar para encontrar errores, culpabilizar a las personas, los departamentos... para investigar problemas. Si hacemos un buen uso de ellas, no debemos temerlas pues realmente son los mejores medios que tenemos para verificar que la empresa está realizando el trabajo conforme se ha establecido.

Un aspecto importante es que auditoría no es sinónimo de inspección, o de supervisión, las cuales se llevan a cabo con el único propósito de controlar un proceso o verificar la conformidad de un producto.

Por tanto, uno de sus objetivos concretos es evaluar si es necesario introducir mejoras, ya que la detección de la deficiencia nos permite corregir y adecuar el sistema de la calidad, y avanzar hacia la mejora continua de nuestra empresa.

Éste es el rasgo diferencial, porque se trata de detectar los fallos en la eficacia de las actuaciones de la empresa a la hora de lograr los objetivos de calidad.

Así, las auditorías, nos permiten saber en qué grado se cumplen los requisitos definidos, pudiéndose detectar las áreas que fallan en algún momento del proceso. Es función de la auditoría interna, ayudar a los miembros de la organización en el cumplimiento efectivo de sus responsabilidades.

No son visitas sorpresivas, cada área o actividad a auditar es debidamente notificada, estableciendo la fecha y el alcance de la auditoría. La frecuencia depende de las actividades y su importancia.

Los conceptos a verificar en una auditoría son (entre otros):

• Que los procedimientos estén en el lugar de aplicación.

• Que los procedimientos son adecuados a la función.

• Que el personal está debidamente capacitado en los procedimientos correspondientes.

• Que lo realizado es de acuerdo a lo documentado.

Las auditorías internas permiten a los responsables de la empresa (director general, director de producción, directores de departamentos,...) debatir con sus colaboradores la situación de la gestión de la calidad en un momento dado, cada uno en su ámbito de competencias, verificar la conformidad de esta situación con las disposiciones previstas y adecuar todo el dispositivo de gestión a las necesidades reales para alcanzar los objetivos establecidos.

El informe de la auditoría será consensuado con el responsable del área auditada y sus colaboradores de manera que se produzca un reconocimiento colectivo de la situación y una aceptación de las medidas correctoras necesarias.

La Dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas (en su caso) y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación.

5.       OBJETIVOS DE LAS AUDITORIAS

Las auditorías existen para dar confianza en la eficacia de un sistema de gestión y ofrecer oportunidades de mejora. Las auditorías descubren oportunidades de mejora a la dirección de la organización y dan confianza a la propia dirección de la organización, los clientes y la sociedad en general.

La obtención de certificados de gestión, se hace superando un proceso de auditoría que realiza una entidad independiente y en el que se evalúa el sistema de gestión de la organización.

De acuerdo a la anterior conceptualización, el objetivo principal de una Auditoría es la emisión de un diagnóstico sobre un sistema de información empresarial, que permita tomar decisiones sobre el mismo. Estas decisiones pueden ser de diferentes tipos respecto al área examinada y  al usuario del dictamen o diagnóstico.

En la conceptualización tradicional los objetivos de la auditoría eran tres:

• Descubrir fraudes
• Descubrir errores de principio
• Descubrir errores técnicos

Pero el avance tecnológico experimentado en los últimos tiempos en los que se ha denominado la "Revolución Informática", así como el progreso experimentado por la administración de las empresas actuales y la aplicación a las mismas de la Teoría General de Sistemas, ha llevado a Porter y Burton [ Porter,1983 ] a adicionar tres nuevos objetivos :

• Determinar si existe un sistema que proporcione datos pertinentes y fiables para la planeación y el control.
• Determinar si este sistema produce resultados, es decir, planes, presupuestos, pronósticos, estados financieros, informes de control dignos de confianza, adecuados y suficientemente inteligibles por el usuario.
• Efectuar sugerencias que permitan mejorar el control interno de la entidad.

CONCLUSIONES

En  conclusión de la Auditoría Interna, se deben documentar las acciones correctivas, además de señalar que está dirigida a la alta dirección para su evaluación, así como la toma de acciones correctivas. Son indispensables para las revisiones y evaluaciones que debe realizar la dirección de la empresa periódicamente. .  “Reina Arreaga E.

Las auditorías internas y las actividades de seguimiento de las mismas constituyen registros de la calidad por lo que debe establecerse quién tiene la responsabilidad de su archivo y conservación. .   “Jazmín Salavarría G”

Además de las auditorías rutinarias, realizadas de acuerdo con el programa aprobado por la dirección, pueden realizarse otras con motivo de cambios en la organización, deficiencias observadas, reclamaciones de los clientes, etc.  “Guido Portilla.

Las auditorias de calidad ya sean internas o externas son recomendables para las empresas en función de determinas, que tan bien está operando la gestión de calidad en sus procesos de producción y que se está cumpliendo con las normativas ya sean nacionales o internacionales a fin de asegurar una buena calidad que logre garantizar la competitividad pertinente y alcanzar los logros propuestos.